Observamos que muchas pymes son exitosas y crecen durante un cierto tiempo: 5 años, 10 o más, pero en algún momento el crecimiento comienza a ralentizarse, a hacerse más lento, más difícil. Es común ver en esas empresas que los gerentes son Gerentes Operativos, absorbidos por la gestión del día a día y no tienen tiempo para Pensar Estratégicamente, para estar en las Decisiones Importantes que son en las que ellos efectivamente deben estar.
Estos gerentes operativos están prisioneros de una estructura cada vez más grande de personas y responsabilidades, y todavía recaen en ellos decisiones y tareas que bien podrían realizarlas otras personas de su equipo, pero no se ha dado un proceso de formación y delegación.
Repasemos lo que todo Gerente o Jefe debe hacer:
- Reconocer qué es lo que debo hacer.
Qué debo hacer y qué es lo que podría hacer otra persona. Es posible que más de 2/3 del día estén ocupados por tareas que deberían delegarse, dejando espacio para tareas más relevantes.
- Confiar para Delegar.
Confiar que otras personas podrán hacer el trabajo que estaba haciendo uno. Esto no quiere decir que lo hagan igual, pueden tener otra manera de hacerlo, pero seguramente lograrán un resultado igual o parecido.
- Aceptar que hay otros modos de hacerlo.
Reconocer que otras personas pueden encontrar otra manera de resolverlo. Y si hay cosas que se deben realizar de un “cierto modo”, definir esos procesos, estandarizar y hacer que se cumplan de esa manera.
- Elegir las personas adecuadas para Delegar.
Elegir quienes son las personas adecuadas para realizar cada tema que se delega. Evaluar si están formadas y en caso contrario formarlas.
- Elegir un buen momento para Delegar.
La peor delegación es la que se hace cuando se está sobrepasado, sin tiempo para explicar y hacer seguimiento.
- No asignar Tareas, sino Responsabilidades.
Si delega tareas muy concretas, está reduciendo el área de acción y de toma de decisiones de las personas. No está delegando, está “asignando tareas” y Ud se sigue cargando la mayor parte del trabajo. Asignar Responsabilidades significa que Ud encomienda a una persona que “se encargue” de un tema. Por ejemplo: Delego en ti la gestión del equipo de ventas. Delego en ti la gestión de compras importadas. …
- Defina Resultados Deseados.
Es importante definir “qué se quiere lograr”. Por ejemplo: “Delego en tí la gestión de vendedores. Queremos llegar a aumentar un 10% las ventas en el próximo mes, impulsando principalmente la línea Premium”. “Delego en tí la compra de productos importados. Es nuestro deseo de solucionar los problemas de faltantes de productos, queremos tener el 90% de los productos dentro de 2 meses y llegar al 95% en 6 meses, además queremos mejorar la rotación de los stock y mejorar en un 3% el precio promedio de compra”.
- Período de Entrenamiento: Ayude y Capacite.
Que Ud delegue no significa que “se olvida” por completo de ese tema o que “no esté disponible” para consultas y para evaluar cómo está evolucionando. Especialmente en la primera etapa es posible que deba dedicarle varias horas por semana a reunirse con la persona a quien delegó para ver cómo está avanzando, qué ha podido definir o solucionar, qué problemas tiene, cómo va con los tiempos. Es posible que esa persona aún no se anime (o no sepa) tomar ciertas decisiones. Es probable que Ud deba ayudarlo a que pueda avanzar con los menores tropiezos posibles.
- Agende un tiempo de Seguimiento.
Luego del período de “entrenamiento”, mantenga una reunión periódica (semanal, mensual) en la que se reunirá con la persona a quien delegó para evaluar el desempeño, analizar inconvenientes, espacios donde la persona precisa apoyo y la fijación de nuevos objetivos.
- Vuelva a iniciar el Ciclo.
Ahora que ha delegado y está funcionando es posible que deba avanzar en delegar otras actividades que está desarrollando y evaluar si también las personas en las que ha delegado no están sobrecargadas y ellas deben a su vez delegar hacia abajo algunas tareas que realizan.
Una historia
Cuenta una historia de un grupo de japoneses que estaban visitando una fábrica estaban siendo guiados por el gerente de producción de la empresa. En un momento uno de los visitantes regresa del baño y comienza a hablar con el resto de la comitiva, luego de unos segundos le comentan al gerente de producción que veían que el baño tenía un espejo que estaba roto y que podía generar algún daño en las personas. El gerente dijo: “si hace 3 días me lo informaron y no he tenido tiempo de autorizar su reemplazo”. A lo que la comitiva japonesa le dijo: “No, si cambiar ese espejo precisa de su autorización, Uds no están trabajando en Calidad, Ud está para otras cosas más importantes, hay otras personas más abajo en su organización que pueden encargarse de resolverlo, sin que Ud ni siquiera se entere”.
Cada tarea, cada decisión, debe tomarse en el nivel más bajo
de la organización en el que sea posible.
Un gerente no debe hacer cosas que puede hacer un Jefe
Ni éste lo que puede hacer alguien debajo de él.
Las personas más importantes de la empresa
deben estar para las decisiones más importantes