La falta de calidad (también llamada “costos de no calidad”) puede llegar a significar hasta el 25% de los costos de una empresa, teniendo un impacto directo en su rentabilidad.
El problema es que éstos costos muchas veces permanecen ocultos, es decir costos que no aparecen individualizados o separados del “costo en condiciones de mejor calidad”, con lo cual es difícil tomar conciencia de la manera en la que ellos repercuten en la empresa. Esos costos se pueden ver en cada uno de los procesos fundamentales de la empresa.
Eficiencia Comercial
Analicemos la parte comercial. Una empresa tiene 2 vendedores, uno logra 3 entrevistas por día y otro 4, esa diferencia es un 30%. Del mismo modo, un vendedor logra vender a 2 de cada 4 clientes y otro a 1 de cada 4 clientes, uno tiene una efectividad del 50% y el otro del 25%.
Sigamos en la faz comercial. Uno de los vendedores tiene un ticket promedio de venta de $ 1.500 y el otro de $ 1.250. Es un 20% de diferencia.
Dos vendedores venden lo mismo, pero uno hizo un 10% de descuento y el otro un 5%. La diferencia es un 50% de efectividad.
Al final del mes tendremos dos vendedores con un costo similar, sin embargo el nivel de facturación y de rentabilidad que están aportando a la empresa es muy diferente.
Eficiencia Financiera
Veamos en Finanzas, una empresa logra cobrar sus créditos en 50 días y otra en 60 días, esos 10 días de diferencia es un 20% de más eficiencia. La misma puede deberse a que demoró el envío de las facturas o en la demora en iniciar la cobranza.
¿Cuánto estará pagando esa empresa de interés bancario por esos 10 días que demoró en gestionar la cobranza?
Compras y Depósito
Una empresa logra negociar plazos de pago a 60 días y otra de 45, en iguales condiciones de precio. La diferencia es un 33%. Nuevamente, ¿cuál es el costo de pagar interés bancario por esos 15 días?
Una empresa tiene stock parados en depósito por 30 días y otra por 40, la diferencia también es del 33%.
Eficiencia Productiva
Una empresa produce 1.000 unidades por hora, otra produce 1.100 con los mismos recursos. Hay un 10% de diferencia en sus productividades.
Una tiene un 10% más de desperdicio que otra.
Una empresa tiene 95% de productos sin error, otra tiene el 85%, esa diferencia significará mayores costos en reparación de los productos en mala calidad.
Todo se puede mejorar
Lo primero a analizar es que todo costo es posible de ser mejorado, todo proceso es factible de hacerlo más eficiente.
¿Por dónde empezar?
Se puede comenzar por aquellos procesos más sencillos. Es decir aquellos en los que se va a lograr un resultado más rápido. Esto permite “mostrar” un buen resultado apenas se ha iniciado el proceso.
También se puede comenzar por aquellos procesos que tendrán más impacto, es decir aquellos que lograrán una mejora más significativa en la rentabilidad de la empresa. Esto significa analizar que posiblemente el 33% de ineficiencia en un proceso impacta menos en la rentabilidad de la empresa que el 20% de ineficiencia de otro proceso.
Ver el Estado de Resultado
Todos los costos se ven en el Estado de Resultados. Lo vamos a presentar de manera simplificada.
Ventas
Menos
Descuentos otorgados en la venta
Costo de los productos vendidos
Utilidad Bruta
Menos
Gastos Comerciales (Sueldos – Comisiones – Publicidad)
Gastos Administrativos (Sueldos – Alquileres –Papelería)
Gastos Logísticos (Sueldos – Combustible)
Gastos Financieros (Intereses – Descuentos de Tarjetas)
Resultado del Negocio
En cuánto puede aumentar el “resultado” del negocio, cuando se reducen los costos de no calidad (ineficiencias) de los procesos.
Hay empresas que pueden duplicar el Resultado del Negocio vendiendo lo mismo, simplemente logrando ser más eficientes en su gestión.
Lo que no se mide no se puede controlar
Una frase común en gestión empresarial señala que: “lo que no se mide, no se puede controlar, y lo que no se puede controlar, no mejora”.
Para mejorar es importante disponer de indicadores de gestión, que pueden ser llevados a través de un software de tablero de comando (ejemplo: Microstrategy, Qlik Sense) o de planillas cálculo, o en algunos casos de simples registros en papel. Lo importante es que estas mediciones sean fidedignas, es decir que reflejen el verdadero valor de los procesos, que sean continuas y que a partir de sus resultados se generen acciones de mejora en la empresa.
Recuerde:
Lo que no se mide, no se controla.
Lo que no se controla, no se puede mejorar.